Fallstudie Aster GmbH.
3 Fakten zur Aster GmH
- 90 Jahre Erfahrung
- 90 motivierte Experten
- Maximale Präzision in der Ausführung
HR & Produktion
Bildquelle: Aster Gmbh - Fotograf: Alex Filz
Lückenlose Nachverfolgbarkeit vom Wareneingang bis zum Einbau dank Produktionsoptimierung in mERP.
Die Aster GmbH ist ein innovatives Südtiroler Unternehmen spezialisiert auf Holzbau und Türen mit hohem Anspruch an Transparenz, Nachhaltigkeit, Effizienz und eine detailgenaue, termingerechte Projektabwicklung. Vor dem Hintergrund dieses Qualitätsverständnisses hat das Unternehmen in 2022/2023 seine Prozesse evaluiert und vor allem in den Bereichen Personal- und Kapazitätsplanung, Baustellenverwaltung und Nachverfolgbarkeit Optimierungspotential identifiziert.
Auf Basis der Zeitblätter, des Schichtmanagements, der Urlaubslisten und der Abwesenheitsverwaltung der Open-Source-Lösung wurde für die Aster GmbH ein umfassendes, personalisiertes HR Modul entwickelt, welches heute neben der datenschutzkonformen Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten auch individualisierte Schichtpläne und die lohnbuchhaltungskonforme Aufbereitung der Präsenzen umfasst. Zusammen mit der Integration der Baustellen ermöglicht das System auf diese Weise eine effiziente Kapazitätsplanung.
„Die integrierte Verwaltung von Planstunden, Urlauben und Abwesenheitsanträgen erleichtert die Kapazitätsplanung deutlich und trägt ein Vielfaches zur termingerechten Fertigstellung der Projekte und damit unmittelbar zur Kundenzufriedenheit bei.“
- Ulrike Egger, Leitung Finanzen & Personal - Aster GmbH
Zeiterfassung, Kontrolle & Monatsabschluss
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden durch die Personalabteilung geplant, durch Mitarbeiter bei Bedarf abgeändert und anschließend durch den Abteilungsleiter geprüft und freigegeben. Abwesenheitsanträge fließen in die Planung automatisiert mit ein. Geleistete Stunden werden durch die Personalabteilung geprüft und in mERP für die Lohnabrechnung freigegeben. Die freigegebenen Zeiten können für die Übergabe an das Lohnbüro als XML exportiert werden. Dank des integrierten Abwesenheitsmanagements sind Kapazitäten jederzeit im Kapazitätsbericht einsehbar.
Kapazitätsplanung
Auf Basis der Tages-, Wochen- und Monatsarbeitspläne, der Urlaubslisten und des integrierten Abwesenheitsmanagements lassen sich die vorhandenen Kapazitäten jederzeit im Kapazitätsbericht optimal verwalten. Ausfälle können so besser kompensiert werden, womit sichergestellt werden kann, dass laufende und geplante Baustellen bedient werden können.
Onboarding Prozess
Auch die Verwaltung des Onboarding Prozesses von der Stellenausschreibung bis zur automatischen Erstellung von Onboarding-Aufgaben der Personalabteilung erfolgt in mERP. Dabei wird die Aufgabenliste um ein Benachrichtigungswesen ergänzt, welches sowohl Mitarbeiter als auch die Personalabteilung selbst bei Erreichung von Verfallsdaten der entsprechenden Aufgaben und Schritte im Onboarding-Prozess an deren Erledigung erinnert.
Dokumentenmanagement
Besonders im Bereich der Verwaltung der Mitarbeiterdaten und Dokumente ist die Vertraulichkeit ein bedeutender Punkt. Sowohl aus rechtlicher Sicht als auch im Hinblick auf die Mitarbeiterbindung. Daher wurde die Dateiverwaltung mit einem dezidierten Rechtemanagement mit verschiedenen Berechtigungsleveln ausgestattet.
„Früher haben wir unsere Balken manuell erfasst und in Excel-Listen gepflegt. Die Nachverfolgung war lückenhaft und extrem zeitaufwendig. Heute läuft der Prozess durchgehend digital, und das Scannen an der Abbundmaschine nimmt nur noch einen Bruchteil der Zeit in Anspruch – wir sprechen von rund 80 % weniger Aufwand.“
- Ulrich Gamper, Produktionsleiter - Aster GmbH
Grundlage des personalisierten Moduls zur Produktionsoptimierung sind neben dem Artikelmanagement mit Barcodescanner, Chargenlogik und Stücklistenerstellung, die Auftragsverwaltung, die Kommissionierung und die Schnittstellen zur Abbundanlage. Als "Brücke" zwischen der Arbeitsvorbereitung und der Produktion leistet die Produktionsplanung einen unverzichtbaren Beitrag zur Zielerreichung. Sie sorgt neben der Sicherstellung der Datenintegrität dank detaillierter Dokumentationen für die benötigte Nachverfolgbarkeit bis hin zum Bauteilelement und unterstützt durch das Fehlermanagement auch den Qualitätsanspruch des Unternehmens.
Wareneingang & Lagerverwaltung
Die Zuweisung von Teilen mit gleichen Attributen zu einer Chargennummer sorgt bereits bei der Etikettierung während des Wareneingangs für eine deutliche Reduzierung des Aufwandes und garantiert zugleich eine eindeutige Rückverfolgbarkeit von der Anlieferung bis zum Einbau. Darüber hinaus werden über das mobile Endgerät Anfragen auf den Baustellen erfasst, im System über eine Materialanfrage aufbereitet, im Lager abgearbeitet und für den Versand bereitgestellt. Alle produzierten Bauteile können genau nachverfolgt werden und so beispielsweise das eingesetzte Material inkl. LOT Nummer oder das Produktionsdatum mittels eigener Seriennummer zurückverfolgt werden. Dabei erfolgt eine Gruppierung nach Bauelementen wie etwa Außenwände oder Dachkomponenten.
Betriebsaufträge & Arbeitsstationen
Betriebsaufträge mit bereits passenden Artikeln und definierten Arbeitsgängen werden an verschiedenen Arbeitsstationen abgearbeitet, die hierfür notwendigen Informationen sind an den jeweiligen Arbeitstationen einsehbar. Das sorgt für effiziente Abläufe über alle Arbeitsstationen hinweg und stellt zugleich eine lückenlose Dokumentation des Produktionsablaufes sicher.
Integration Abbundmaschine
Die automatische Zuweisung der Materialien zu den durch die Abbundmaschine erstellten Nestings sorgt für eine detailgenaue Datenerfassung in mERP und garantiert - zusammen mit Prüfkriterien je Arbeitsvorgang - für die 100% Nachverfolgbarkeit und eine Qualitätssteigerung.
Kommissionierung & Lagerverwaltung
Im Zuge der Produktion und Vorbereitung von Materialien, die auf die Baustellen geliefert werden, werden diese vorpaketiert. Diese vorgefertigten Pakete, sind wiederum mit QR-Codes versehen, über die der Inhalt des Paketes inklusive der Nachverfolgung der einzelnen Bauteile in mERP zur Ansicht geöffnet werden kann. Das Ergebnis sind 100% ige Nachvollziehbarkeit und - dank der Gruppierung nach Baustellen - eine Verkürzung des Auslieferungsprozesses.
Qualitätskontrolle & Fehlermanagement
Für die ordnungsgemäße Abwicklung von Baustellen werden Prüfkriterien aus einem Katalog ausgewählt, durchgeführt und dokumentiert. Zur kontinuierlichen Verbesserung werden Fehler im System erfasst, kategorisiert und dokumentiert. Auf Basis dieser Daten werden im Zuge einer regelmäßigen Auswertung über ein Fehlerdashboard Qualitätsmaßnahmen beschlossen und umgesetzt.
Schnittstellen
Bestellungen werden aus der Buchhaltungssoftware importiert, sodass für diese der Wareneingang im mERP erfolgen kann. Wareneingänge werden wiederum zurück in die Buchhaltungssoftware gespielt, um die Bestellungen zu schließen. Zudem werden Lieferscheine im mERP erstellt und für die Abrechnung an die Buchhaltungssoftware übergeben. Hierbei können alle Jobs in einer entsprechenden Maske übersichtlich gesteuert werden, um Daten aus angrenzenden Systemen gezielt zu migrieren. So werden etwa Baustellendaten, Kunden, Lieferanten oder Artikeldaten laufend synchronisiert.
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